Depuis de nombreuses années, les entreprises s’orientent progressivement dans les solutions numériques ou la digitalisation. Certaines plateformes nécessitent de la connectivité tandis que d’autres n’en ont pas besoin. Aussi, pour instaurer une bonne organisation la plupart des entreprises choisissent de se servir des outils innovants et performants. C’est d’ailleurs la solution la plus optimale qui s’offre à l’entreprise qui souhaite se démarquer et se développer rapidement. Mais pour cela, il convient de choisir l’outil qui répond le mieux aux besoins et aux objectifs de la structure.
Gestionnaire de document : pourquoi s’orienter vers de l’open source ?
Au fil des années, la gestion de contenu ne cesse d’évoluer. Actuellement, l’Open Source s’impose comme la solution la plus sollicitée à tel point de constituer des alternatives efficaces et crédibles. Au-delà d’une simple solution GED, l’Open Source est considéré comme un programme informatique intelligent. Grâce à un code source partagé sous une licence, il permet à toute personne de lire, redistribuer et modifier le logiciel. Comparé aux applications libres, il est tourné davantage vers un but de développement collaboratif.
En effet, les logiciels libres ont tendance à s’orienter un peu plus vers la défense des libertés individuelles. Bien connaître le fonctionnement des deux systèmes permet de ne pas les confondre. Pour une entreprise, la mise en place des outils de travail collaboratif Open Source est indispensable. C’est nécessaire pour le suivi et la gestion quotidienne de toutes ses activités. Il s’agit notamment de gérer le serveur mail, l’espace de travail collaboratif, toutes les applications, etc.
L’Open Source vise également à faciliter les échanges avec les partenaires et clients externes ou internes de la structure. Grâce à cette solution, la gestion des projets, le partage d’agenda et la prise de rendez-vous partagée n’ont jamais été aussi faciles ! D’ailleurs, elle offre une possibilité de communiquer à travers le forum, le mailing-list, le tchat… Le partage des documents ainsi que les accès aux données sont également possibles que ce soit en interne ou en ligne.
Quelques exemples d’outils de gestion de document Open Source
Plusieurs solutions GED et outils de gestion de document Open Source s’adressent essentiellement aux professionnels. Chacun d’entre eux dispose des atouts principaux le distinguant des autres. Faire un choix s’avère souvent difficile, et pourtant c’est une étape cruciale pour le développement de votre activité et l’atteinte de votre objectif. Afin de vous aider à faire le bon choix, choisissez le logiciel qui s’adapte le mieux à vos besoins et à votre activité.
Certaines applications se présentent comme une bonne alternative Open Source à Dropbox ainsi que celle qu’on trouve habituellement avec Google. Avec ce type d’application, il est donc possible d’effectuer une modification, une suppression et un partage directement via la plateforme. Ces plateformes proposent souvent de nombreuses fonctionnalités à exploiter pour optimiser la collaboration de l’équipe. Qui plus est, elles sont idéales pour une sauvegarde et un classement des documents.
Certaines applications puissantes et innovantes permettent de faciliter l’injection, le téléchargement ainsi que la recherche des fichiers ou des documents. D’autres sont parfaitement adaptées à une réservation de salle de réunion ou d’organiser un rendez-vous. Plusieurs logiciels s’adaptent facilement à toutes les natures d’opérations comme les transactions immobilières, les appels d’offres, les opérations d’acquisitions ou de fusions, levées de fonds… Quelques-unes de ces applications permettent même au supérieur hiérarchique de communiquer facilement et librement avec tout le monde de manière privée. Et comme la plupart des solutions Open Source, ces applications simplifient également le classement et le partage des documents. Les applications les plus innovantes assurent une bonne synchronisation ainsi qu’une sauvegarde optimale des documents ou des applications à partir de n’importe quels terminaux comme la tablette, l’ordinateur ou même un smartphone.
Dernièrement, un logiciel très reconnu pour sa performance intéresse tout le monde que ce soit pour usage professionnel ou personnel. En principe, l’application permet d’organiser les documents. En effet, avec des documents sauvegardés dans des emplacements différents, vous finirez par vous perdre et cela freine incontestablement votre productivité. Ce type de logiciel vous permet de gérer et contrôler facilement et efficacement tous vos contenus. Disposant des fonctionnalités puissantes, ce genre d’application vous garantit de nombreux avantages tels que : la facilité de recherche et de l’accès aux documents, le partage et la sécurisation des données, la simplicité et le regroupement des fichiers, etc.
